Rockwool setzt auf automatische Abwicklung der Frachtprozesse

Durch den Einsatz der Software CARGO zur Abwicklung von Frachtgutschriften, Frachtprüfung und Frachtmanagement realisiert die Deutsche Rockwool Mineralwoll GmbH & Co. OHG jährlich Einsparungen. Jetzt aktualisierte und erweiterte Rockwool das zukunftssichere System, das Teil einer komplexen IT-Architektur ist. Dies ermöglicht Rockwool durchgängig IT-gestützte Frachtprozesse von der Tourenplanung über die Vergabe bis hin zur Abrechnung.

„Für uns war bei der Planung unserer heutigen IT-Architektur besonders wichtig, dass wir in Software investieren, die mit den Anforderungen unseres Unternehmens wächst. Das ist uns erfolgreich gelungen: CARGO zum Beispiel ist seit Anfang 2002 bei uns im Einsatz. Gut ein Jahr später wurde eine Schnittstelle geschaffen, die den Import der Mautbeträge für Österreich ermöglicht und Anfang 2005 wurde die Software um Funktionen zur Verarbeitung der Maut in Deutschland erweitert“, berichtet Philipp Lenz, Leiter der Logistik für Deutschland.

Mit Hilfe einer komplexen IT-Architektur wird bei der deutschen Tochtergesellschaft des weltweit größten Steinwolle-Herstellers die Auslieferung der Steinwoll-Dämmstoffe abgewickelt. Hierbei handelt es sich um 80 verschiedene Produkte in insgesamt rund 3.000 verschiedenen Ausführungen. Produziert und verladen wird je nach Anzahl der Produktionstage an fünf oder mehr Tagen in der Woche rund um die Uhr. Für das Frachtenmanagement bei Rockwool spielt außerdem eine wichtige Rolle, dass die Lagerhaltung weniger als eine Tagesproduktion umfasst. Die zeitgenaue Planung und Ausführung der Transporte hat deshalb eine hohe Priorität.

Aufgrund der jährlichen Umschlagmenge ist die Deutsche Rockwool als Großverlader einzustufen, für die Versendung der Transporte befinden sich ca. 80 verschiedene Spediteure im Einsatz. Mehr als die Hälfte der Auslieferungen erfolgt mit Spezialgerät direkt an Baustellen. Die Abrechnung erfolgt unabhängig vom transportierten Gewicht anhand der Entfernung zwischen dem ausliefernden Werk und der letzten Entladestelle und der Anzahl der Zielorte insgesamt. Rockwool plant und vergibt ausschließlich komplette Jumboladungen mit bis zu 120 Kubikmetern Volumen an die Speditionen. Bei der Erfassung der vielfältigen und komplexen Tarife bietet das System eine außergewöhnlich hohe Flexibilität.

Automatische Abrechnung mit CARGO

Durchschnittlich werden ca. 8.000 Lieferscheine pro Monat bei Deutsche Rockwool mit Hilfe von CARGO abgerechnet und überprüft. Über Kriterien wie den verwendeten Fahrzeugtypen und die Anzahl der Entladestellen bewertet die Software alle Besonderheiten eines Transports. Nach der Ausführung der Speditionsaufträge wird den Spediteuren zu einem festgesetzten Termin im Monat eine Gutschrift erstellt. „Seit dem Upgrade auf die aktuelle Version 2.5 besteht auch die Möglichkeit der Übermittlung der Gutschriften als PDF-Dokument, somit bestehen für die Behandlung und Überstellung von Gutschriften und den zugehörigen Dokumenten unterschiedliche Möglichkeiten“, berichtet Ursula Paepcke, Projektleiterin bei LOCOM.

Auch die Kontierung der Beträge läuft automatisiert ab, an der automatischen Verbuchung auf die entsprechenden Konten im Buchhaltungssystem von Deutsche Rockwool wird derzeit gearbeitet. Darüber hinaus prüft die Software jede einzelne Frachtrechnung vor der Zahlung. „Die Kontrolle der Abrechnung und die Erstellung der Gutschriften nehmen heute wesentlich weniger Zeit in Anspruch als vor der Einführung der Software. Der Aufwand für die Arbeitsschritte, die das Programm heute voll automatisch ausführt, lag für jedes der damals 5 Rockwool-Werke bei täglich einer Stunde und mehr“, erläutert Logistikleiter Lenz. Da das System alle Abläufe genau vorgibt, wurde darüber hinaus eine durchgängige Transparenz der Frachtkosten geschaffen, die nach der Einführung der Software zu erheblichen Einsparungen führte.

Komplexe IT-Architektur

Um eine hochgradig automatisierte Abwicklung sämtlicher Transportlogistik-Prozesse sicherzustellen, ist CARGO bei Deutsche Rockwool eng mit verschiedenen anderen Anwendungen vernetzt. Grob skizziert besteht die IT-Architektur aus folgenden Komponenten: Die Produktionsplanung, Auftragsabwicklung und Finanzbuchhaltung erfolgt im Warenwirtschaftssystem SAP. Die dort verarbeiteten Daten werden im nächsten Schritt durch die Software INTERTOUR der PTV AG für die Tourenplanung und Entfernungsermittlung übernommen. Die Ausschreibung und Auftragsvergabe für die auf diesem Weg geplanten Touren erfolgt im Anschluss wiederum vollautomatisiert über die Kommunikationsplattform TISYS des Anbieters Transporeon AG. Die dort generierten Zu- und Abschläge werden über eine Schnittstelle von SAP an die Software CARGO von der LOCOM Software GmbH übergeben, die mit Hilfe der übermittelten Daten die Frachtabrechnung und die Buchungsvorbereitung inklusive Frachtgutschriften und Frachtprüfung durchführt.

„Bei Rockwool ist durch diese Konstruktion nur noch ein Minimum von manuellen Eingaben in das System notwendig, gleichzeitig wird ein Maximum an Prozesssicherheit gewährleistet“, erläutert Volker Klohr, Geschäftsführer der LOCOM Software GmbH. Seine Mitarbeiter setzten die Einbindung von Cargo in diese IT-Architektur in lediglich vier Monaten um. „Die Betreuung durch die Mitarbeiter von LOCOM erfolgte vor allem in der Projektphase sehr flexibel und kompetent“ versicherte Katrin Danielsmeier, die das Projekt im Hause Deutsche Rockwool betreute.

Um bevorstehende Änderungen der Frachtkonditionen oder der Transportdaten – wie Änderungen der Lieferbeziehungen oder der Liefermengen – besser kalkulierbar zu machen, setzt die Deutsche Rockwool zukünftig zusätzlich die Software FAS zur Frachtenanalyse und -simulation der LOCOM Software GmbH ein. „Mit Hilfe von FAS stellen wir sicher, dass wir nicht auf dem Status Quo verharren, sondern uns optimal mit dem Markt weiterentwickeln“, betont Logistikleiter Lenz. FAS verfügt unter anderem über einen äußerst flexiblen Konditionenrechner, der es ermöglicht, logistische Prozesse umfassend zu bewerten. Berücksichtigt werden sowohl unterschiedliche Verkehrsträger, als auch verschiedenste Sendungsattribute, Konsolidierungsfunktionen und Lagerprozesse.

Die Ergebnisse im Überblick

Durch den Einsatz von CARGO realisiert die Deutsche Rockwool folgende Vorteile:

• Bei Deutsche Rockwool ist nur noch ein Minimum von manuellen Eingaben in das System durch die Mitarbeiter notwendig, gleichzeitig wird ein Maximum an Prozesssicherheit gewährleistet.
• Deutsche Rockwool rechnet durchschnittlich 8.000 Lieferscheine monatlich hochgradig automatisiert ab.
• Das Unternehmen spart durch den Einsatz der Software einen einstelligen Prozentsatz des gesamten Frachtkostenbudgets ein.
• CARGO bietet eine außergewöhnlich hohe Flexibilität bei der Erfassung und Gestaltung der Tarife.
• Gutschriftsverfahren und Frachtprüfung sind parallel in einem integrierten System umgesetzt.